O Código Civil Brasileiro prevê que a prestação de contas de condomínio é uma das obrigações que o síndico deve realizar anualmente e quando exigido. A exigência consiste em apresentar documentos e relatórios relativos à situação financeira da copropriedade nas assembleias condominiais, cabendo aos condôminos aprovar ou não as contas, bem como propor mudanças e adições ou cortes nos gastos.
Demonstrar o orçamento de forma clara não é uma tarefa fácil, pois são muitas informações que devem ser evidenciadas. Além disso, tudo deve ser feito de forma transparente e organizada. Neste post, trazemos como fazê-lo e, após, apresentamos uma checklist dos itens essenciais de uma prestação de contas. Confira!
A importância da transparência e organização na prestação de contas de condomínio
Um bom síndico também preza pela transparência na prestação de contas. Essa peculiaridade consiste no ato de evidenciar todos os gastos e dados do sistema financeiro de forma clara e aberta. É importante que a clareza não se limite somente à apresentação de relatórios na assembleia, mas que se busque a tranquilidade e firmeza de informações por todo o ano.
Exponha todas as contas no site ou aplicativo do condomínio, implante balancetes no boleto de pagamento mensal e disponibilize os dados sempre que forem requeridos pelos interessados. Tais medidas indicarão que todo orçamento está sempre controlado e regular.
Outro fator relevante para uma boa prestação de contas diz respeito à organização. Dentro desse atributo, estão inclusos a periodicidade de reuniões, apresentação planejada das apresentações e, principalmente, ordenação dos documentos. Mas, diante do grande número de dados que envolvem as contas condominiais, recomenda-se que o administrador arquitete uma checklist para que não falte nenhuma informação.
Itens que devem constar no checklist
Confira uma lista dos relatórios e contas que não podem faltar na prestação:
Relatório de receitas
Consiste em todo dinheiro percebido. No caso do condomínio, resume-se na taxa condominial mensal, quantias decorrentes de despesas extras e demais rendas. Faz-se importante, também, descriminar quais receitas foram percebidas em dia e quais estão atrasadas dentro do relatório.
Relatório de despesas
Ao contrário do anterior, trata-se de todos os dispêndios do condomínio, como salários dos funcionários, manutenção das áreas comuns, materiais de consumo etc. Também são incluídas aqui as despesas extraordinárias, que são as realizadas em situações ocasionais.
Inadimplência
Deve-se divulgar métricas acerca das inadimplências condominiais, como porcentagens e quantidade de cotas. Recomenda-se incluir quais ações foram tomadas para reduzir o índice. Lembre-se de nunca divulgar diretamente o nome dos moradores inadimplentes, para evitar ofensas e difamação.
Relatório do orçamento
Este relatório resume-se na comparação das despesas e receitas planejadas no começo do ano com as contas do final do ano. Os condôminos poderão identificar quais gastos foram realizados a mais ou a menos que o esperado.
Resultados
Os resultados representam comparações entre as receitas e despesas condominiais. Porém, há resultados que demonstram diferentes quocientes do exercício social (espaço de tempo entre as demonstrações). Confira-os a seguir:
Resultado do exercício
Consiste no total das receitas menos o total de despesas durante o ano.
Resultado corrente
Da mesma forma que o item anterior, é o total de receitas menos o total de despesas, porém não inclui as extraordinárias, ou seja, os gastos e percepções ocasionais.
Resultado transitado
Refere-se à soma do saldo da Conta Poupança, Caixa e à Ordem do condomínio do exercício anterior.
Resultado a transitar
Também inclui o saldo das contas citadas no item anterior, porém os valores são referentes do presente exercício, somado com o resultado transitado.
Balanço
O balanço é um item que inclui três contas diferentes:
Pessoal
Inclui valores referentes a qualquer pessoal, sejam funcionários próprios, terceirizados e até os administradores. São eles: salários, rescisões, benefícios, encargos sociais etc.
Fixas
São gastos realizados todos os meses, como água, telefone, internet, luz, gás e outras taxas.
Variáveis
São as realizadas ocasionalmente, como recarga de extintores, conserto de equipamentos quebrados e demais gastos situacionais.
Diante do grande número de informações, o síndico pode facilmente esquecer de apresentar algum dado na prestação de contas de condomínio. Elaborar uma checklist para a apresentação se faz essencial para realizar o ato com excelência.
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