Já passou horas procurando informações sobre um cliente? Ou perdeu um arquivo importante, enviou e-mails errados ou não soube se determinada conta foi paga? Então, você precisa começar a se preocupar com a gestão de documentos na sua rotina de trabalho.
Existem práticas que, ao serem adotadas pelos administradores, solucionarão todos os problemas relacionados aos documentos. Quer saber quais são elas? Continue a leitura deste artigo e descubra o que é a gestão documental, qual é a sua importância e quais são as cinco melhores dicas para efetivá-la!
O que é a gestão de documentos e qual é a sua importância?
A gestão consiste em uma série de procedimentos rotineiros que garantem o controle e arquivamento dos documentos importantes para o negócio (sejam físicos ou digitais), como contratos de venda, contratos de trabalho, contas de água, luz ou gás, guias de pagamento de tributos, entre outros.
Além de otimizar o tempo de trabalho, pois os papéis serão encontrados rapidamente, a organização evita problemas jurídicos, pois não ocorrerão perdas de contratos e comprovantes de pagamento.
É importante saber que, quanto mais tempo passa, maior será o acúmulo de documentos e, consequentemente, mais difíceis serão de encontrar. Portanto, é preciso adotar as práticas de gestão o mais cedo possível.
Quais são as práticas de uma boa gestão?
Existem técnicas específicas para garantir a boa organização dos documentos. Confira algumas delas nos tópicos abaixo.
1. Organize pastas para cada assunto, cliente e processo
O primeiro passo é criar uma pasta para cada categoria, como impostos, contas ordinárias (cobradas todos os meses), contas extraordinárias (cobradas eventualmente) e clientes.
Depois, crie uma pasta para cada cliente. Dentro de cada um desses arquivos, é bom ter uma subpasta para cada processo, fazendo com que sejam facilmente encontrados.
2. Considere a temporalidade
Realizar o descarte de documentos é uma prática fundamental para uma boa organização, garantindo acesso fácil ao que realmente importa.
As leis brasileiras impõem prazos específicos de expiração para cada tipo de documento. Então, para evitar problemas legais quanto ao descarte, confira a lista a seguir:
- extratos bancários, IPTU e IPVA — 5 anos;
- financiamento ou consórcio — até a quitação do bem adquirido;
- recibos de aluguel — até o término do contrato;
- comprovante de obrigações previdenciárias — 30 anos;
- notas fiscais — até vencer a garantia;
- contas de telefone, água, luz entre outras — entre 90 dias a 5 anos.
Os únicos documentos cuja guarda deve ser permanente são a CTPS, o PIS e as escrituras de imóveis.
3. Crie uma rotina de digitalização
A tecnologia é uma grande aliada em vários aspectos — e, na gestão de documentos, não é diferente. Digitalizar a documentação garante mais facilidade e agilidade de acesso e segurança, além de ser fácil de compartilhar.
Por essa razão, crie uma rotina e oriente todos os funcionários a digitalizar cada um dos documentos que entrarem na empresa.
4. Faça backups
Backups são cópias de segurança dos arquivos que foram digitalizados. O processo pode ser feito nos servidores da própria empresa ou de terceiros que realizam o serviço.
Essa é uma dica importante, pois você terá os documentos guardados mesmo que ocorra algum imprevisto, como roubos, acidentes, desastres naturais (como alagamentos) e até mesmo caso um arquivo seja deletado acidentalmente por um funcionário.
5. Estabeleça políticas claras de uso dos documentos
Toda a gestão deve ser padronizada. Isso significa que você deve estabelecer regras claras sobre o processo de digitalização, a organização das pastas, a realização de backups e o descarte de documentos.
Além disso, estipule normas sobre o transporte e a utilização dos documentos, e decida quais deles devem ter acesso restrito e qual é o procedimento para a solicitação de cada um.
Com as dicas de gestão de documentos expostas neste artigo, todas as atividades se tornarão mais produtivas e seguras, auxiliando no desenvolvimento saudável do seu negócio.
Se você gostou deste post, aproveite para receber nossas publicações no Facebook!
Deixe um comentário