Em um condomínio, todas as questões relativas às despesas, construções, normas de convivência entre outros assuntos, são colocadas em pauta e debatidas em assembleias, que consistem em reuniões organizadas pelo síndico e com a presença da maioria dos moradores, que decidem de forma conjunta sobre os temas discutidos.
Porém, apresentar uma assembleia de condomínio não é uma tarefa fácil, pois é necessário que o gestor seja organizado, possua um ótimo jogo de cintura e, principalmente, uma excelente oratória. Neste artigo, você encontrará 6 estratégias essenciais para liderar esses encontros de forma impecável. Confira!
1. Definir a pauta da apresentação com antecedência
Primeiramente, para que nenhum assunto fique de fora da reunião, converse antecipadamente com todos os moradores para conhecer seus problemas e receber sugestões do que deve ser colocado em pauta. Elabore um informativo com a data, o horário e as abordagens da assembleia, envie-o aos condôminos da forma que for mais acessível a eles, como panfletos, e-mail ou outro software de comunicação.
Dessa forma, todos terão ciência de quando e do que exatamente será discutido no encontro, além disso, os participantes estarão previamente preparados com seus argumentos e opiniões, permitindo um ágil e frutífero debate.
2. Treinar sua oratória
Ninguém nasceu sabendo discursar como um profissional. Todo bom orador pesquisou técnicas de oratória, treinou e também passou pelo medo de errar que todos passam diante de um público. Se você deseja apresentar de forma satisfatória, também precisará treinar seu falatório por horas.
Você pode discursar para si em frente a um espelho, gravar um vídeo para revisar depois ou apresentar para amigos ou familiares e pedir um bom feedback. Assim, você poderá detectar o que deve aprimorar, como o pronunciamento de palavras difíceis ou melhorar seus gestos.
3. Criar regras para a assembleia
Para que a reunião siga conforme o planejado, você deve elaborar regras a serem seguidas pelos presentes, como estabelecer tolerância máxima para atrasos, momentos específicos para que os condôminos emitam suas opiniões e tirem suas dúvidas, proibir comentários fora dessas horas e banir distrações como ingerir alimentos durante os debates.
4. Preparar o ambiente
Para evitar atrasos decorrentes de falhas técnicas, o responsável deve conferir se o ambiente está pronto para a realização da assembleia. Para isso, verifique se há assentos para todos os moradores, se a iluminação do local está funcionando e se o projetor (caso sejam apresentados slides) está operando como deveria.
Outra dica é garantir um clima agradável até que a reunião inicie. Sirva-os com um café ou biscoitos e coloque um DVD com música ambiente até que todos condôminos cheguem. Isso permitirá que os presentes não se estressem enquanto esperam.
5. Manter o foco do tema
Dependendo do assunto que está sendo debatido, os temas podem se intercalar e gerar uma mudança repentina de conteúdo. Isso gerará mudanças de abordagem a todo momento e pontos mal discutidos ou pendentes ao final da reunião. Para que isso não aconteça, elabore um tópico para cada questão a ser debatida e exponha no panfleto ou slide da assembleia.
Cada assunto deve ter um momento de abertura e encerramento do debate. Não permita que um morador inicie um tema fora de seu tópico, avise que somente haverá revisões no final da assembleia e se for de interesse da maioria.
6. Distribuir as atas nas reuniões
Como são tratados diversos temas nos encontros, é bastante difícil decorar tudo o que foi falado e votado. Por isso, é interessante imprimir as atas da assembleia e distribuí-las a cada um dos presentes após a reunião. Ter em mãos e por escrito os vereditos dos tópicos evitará eventuais confusões ou esquecimentos deles.
Apresentar uma assembleia de condomínio exige muita organização e liderança por parte do administrador, pois qualquer descontrole sobre o ambiente gerará caos e discussões infrutíferas. Porém, ao seguir nossas dicas, os encontros se tornarão muito mais agradáveis, rápidos e produtivos.
Agora que você sabe como conduzir uma assembleia, confira aqui como você pode fazer uma boa gestão e evitar erros!
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