Como e por que realizar o mapeamento de processos? Aprenda aqui!
Para uma organização ter excelência, é necessário que ela aprimore constantemente suas etapas produtivas. E, para que isso ocorra, é fundamental conhecer todas as atividades desempenhadas.
O mapeamento de processos é a ferramenta ideal para demarcar e estabelecer o fluxo de afazeres, auxiliando o gestor a conhecer e aprimorar a operação.
Quer conhecer mais sobre o mapeamento de processos para melhorar os resultados da sua organização? Preparamos este artigo explicando a importância dessa ferramenta e como utilizá-la em seu negócio. Confira!
O que é o mapeamento de processos
O mapeamento é uma esquematização do processo. Nele, o fluxo de atividades do setor é esboçado de modo a melhorar a visualização das entradas e das saídas de tarefas. Muitos elementos visuais podem ser utilizados a fim de torná-lo visualmente mais claro, sendo o fluxograma a ferramenta mais usada.
De maneira geral, podemos determinar que o mapeamento de processos é uma maneira visual de mostrar as etapas produtivas dos afazeres executados por um funcionário ou setor. Essa descrição também conta com a inter-relação de um processo com os outros.
Qual a importância do mapeamento de processos
Com o mapeamento, os gestores conhecem a operação, entendendo como as atividades são desenvolvidas e como se conectam. Tal visão ocorre de maneira clara, pois a atividade em si é observada e descrita, substituindo a visão idealizada do sistema de execução. Com isso, adquire-se maior controle e monitoramento.
Durante o percurso, a empresa consegue identificar tarefas desnecessárias, eliminando a ineficiência e propondo novos métodos. Dessa forma, é aumentado o desempenho, o que impacta positivamente a produtividade da empresa.
Esse fator, alinhado à eliminação dos desperdícios identificados, proporciona diretamente a redução de custos de produção. Assim, o melhor aproveitamento dos recursos materiais e humanos potencializam os lucros do empreendimento.
Como realizar um mapeamento de processos eficiente
Para fazer um mapeamento adequado, é necessário ter em mente algumas questões. Acompanhe.
Identificar as entradas e as saídas do processo
Essa etapa diz respeito ao começo das atividades e ao produto obtido. Ou seja, é preciso identificar que matéria-prima, informações e pedidos de clientes, por exemplo, iniciam o processo. Assim, determine os recursos que serão trabalhados.
Já as saídas são a finalização daquele processo produtivo. Basicamente, é o resultado de todo o trabalho. A partir daí, elas são destinadas a outros processos.
Assimilar clientes e fornecedores envolvidos
Para que as entradas ocorram, elas devem vir de um fornecedor ou de outro processo interno da organização. As saídas também têm destino, ou seja, são entregues de um processo para outro ou diretamente para o cliente.
Desenhar o fluxo de atividades
Após verificar todos os pontos pertinentes, acompanhe o andamento do processo. A partir daí, é o momento de esquematizar a operação. Para isso, disponha de modo intuitivo e visual todas as informações, como fornecedores, entradas, atividades, saídas etc.
Reconhecer melhorias que precisam ser realizadas
Como já citado acima, ao observar o processo, é possível identificar os gargalos da produtividade que embargam o desempenho. É preciso propor melhorias para esses problemas, a fim de que eles não afetem o produto final.
Definir um plano de ação das mudanças
Observando as falhas e as ineficiências da cadeia produtiva, estabeleça um plano direto para conter e eliminar cada uma delas. Além disso, aponte aos responsáveis por cada processo quais mudanças devem ser feitas.
O mapeamento de processos otimiza o desempenho da empresa, pois define e evolui a cadeia produtiva. Utilizar essa ferramenta para delinear as atividades internas da instituição proporciona mudanças significativas no produto final.
Nosso artigo foi útil para aprimorar os processos da sua empresa? Gostaria de conhecer outras formas de otimizar a sua operação? Leia nosso conteúdo sobre terceirização de serviços e saiba como ela pode potencializar a gestão!
