Habilidades de uma recepcionista: saiba quais são as essenciais
A recepção é o primeiro lugar que as pessoas têm contato físico com uma empresa, portanto, é necessário que os profissionais que ali trabalham sejam suficientemente capacitados para causar uma excelente primeira impressão ao cliente. Para isso o gestor precisará conhecer quais são as habilidades de uma recepcionista e contratar as profissionais dotadas delas.
Para ajudá-lo nesse objetivo, redigimos este conteúdo que explicará a real importância da recepcionista na empresa, quais são as qualidades imprescindíveis de uma e, no fim, como você pode encontrar uma boa recepcionista. Confira!
Qual é a importância da recepcionista para a empresa?
A recepcionista é uma peça-chave no atendimento e satisfação dos consumidores, pois a sua forma atuação impactará diretamente nas decisões dos clientes. Se a profissional não estiver preparada para trazer simpatia, harmonia e uma impressão agradável, o negócio poderá sofrer com redução de vendas, prejuízos à imagem da empresa e menor taxa de fidelização.
O papel da recepção vai além de conquistar os clientes e também traduz a imagem do negócio aos parceiros, fornecedores, investidores e até fiscais.
Quais são as principais habilidades de uma recepcionista?
As qualidades da recepcionista dizem respeito à sua capacidade de atender às necessidades dos visitantes e transmitir a imagem desejada da empresa. Veja quais são elas abaixo.
Paciência
Muitas vezes o próprio visitante não sabe o que está procurando na empresa. Nesse caso será necessário que a recepcionista tenha paciência para lidar com o indivíduo. Também haverá situações em que o cliente estará estressado e gerará situações constrangedoras, mas ela deverá manter a compostura e tomar as atitudes adequadas.
Organização
A atividade de recepcionista não é simples, já que a profissional deverá fazer agendamentos, informar os colaboradores e gestores, repassar contatos, receber, anotar ou repassar informativos, recados, comunicados importantes e muito mais. É crucial que ela seja bastante organizada para não prejudicar a rotina da empresa.
Boa comunicação
A profissional deve saber se comunicar bem com pessoas de diferentes perfis, fornecer respostas adequadas, completas e de forma ágil às perguntas dos visitantes. Ela deve fornecer um atendimento personalizado para agradar ao máximo o cliente.
Proatividade e autonomia
É comum que a recepcionista se depare com problemas que ela mesma deverá resolver, nesse caso ela precisará agir com proatividade e tentar solucionar a questão por conta própria. Caso ela não consiga fazê-lo, também deverá saber para quem deve solicitar ajudar.
O gestor deverá analisar tanto as hard skills (capacidades técnicas) como as soft skills (habilidades interpessoais) da profissional a ser contratada. Mas é importante saber que as pessoas não nascem com essas qualidades, elas são desenvolvidas com a realização de cursos de capacitação, treinamentos e experiência na área.
Como escolher uma boa recepcionista para o negócio?
Não é fácil encontrar uma recepcionista dotada das habilidades desejadas, já que poucas pessoas buscam se especializar por conta própria nessa área. Além disso, é preciso despender muito tempo, capital e esforço para encontrar a profissional ideal.
A melhor solução para esse problema é optando pela terceirização do serviço, em que uma empresa (terceirizada) fornecerá profissionais mais qualificados para satisfazer às necessidades do seu negócio. Isso traz diversos benefícios para sua empresa, como:
economia: não é preciso arcar com um processo seletivo ou encargos trabalhistas, pois você pagará apenas a quantia contratada mensalmente com a terceirizada;
profissionalismo: a empresa fornecerá recepcionistas qualificadas, treinadas e experientes na atividade;
redução de riscos: sua empresa não será primariamente responsável pelos encargos trabalhistas dos profissionais;
flexibilidade: as empresas poderão contratar livremente os valores, formas de pagamento, prazos etc.;
desburocratização: tanto a contratação como o encerramento do contrato são simples, além de ser possível trocar de recepcionista quando for necessário sem realizar um novo processo seletivo.
São diversas as habilidades de uma recepcionista que precisam ser desenvolvidas para que ela possa realizar suas atividades adequadamente, mas pode ser muito difícil encontrar uma profissional dotada delas, sendo bastante recomendável terceirizar o serviço.
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