Evento corporativo: conheça 4 dicas para evitar imprevistos!
Eventos corporativos esporádicos são ótimas ferramentas para se proporcionar um ambiente de trabalho acolhedor. Contudo, os gestores menos experientes costumam ignorar que há muitos fatores a se levar em conta na hora de propor um evento corporativo, seja ele um simples coffee break, seja algo mais ambicioso.
Sendo assim, decidimos ajudar você a se preparar da melhor maneira. Confira, a seguir, o que pode dar errado no seu evento corporativo e quais medidas devem ser tomadas para evitar imprevistos. Boa leitura!
O que pode dar errado nesse tipo de evento?
Se você não tomar os devidos cuidados, saiba que há grandes riscos de alguma coisa sair dos trilhos. Os eventos corporativos podem dar errado se:
- os colaboradores não aderirem (até porque eles são o foco principal);
- o ambiente não for adequado para a quantidade de pessoas ou para o tema;
- os materiais e/ou as pessoas fundamentais para o seu desenvolvimento não estiverem presentes na hora correta;
- a qualidade e a quantidade de comida não forem satisfatórias (em caso de eventos com lanches ou refeições).
Como evitar imprevistos no seu evento corporativo?
Os eventos corporativos são pensados com o objetivo de proporcionar momentos de descontração e, também, a integração das equipes — ambos fundamentais para garantir um ambiente de trabalho saudável. Mas, se eles forem um fiasco, não surtirão efeito. Veja as nossas dicas para que o seu evento seja um sucesso!
1. Planeje o seu evento
Fazer um bom planejamento é indispensável para o êxito de qualquer tarefa da rotina de trabalho, e não seria diferente aqui. Uma vez que você decidir o caráter do seu evento, procure elaborar listas de convidados e de materiais necessários para a sua execução.
Essa medida ajudará no dimensionamento e na elaboração de orçamentos com os fornecedores. A partir disso, você conseguirá medir se o evento está dentro das proporções desejadas.
2. Eleja uma data apropriada
Para a adesão ao seu evento, também é muito importante que ele ocorra em data e horário apropriados. Há determinadas funções que não podem ser interrompidas em certos momentos do dia, assim como há dias em que as demandas sobre as suas equipes são maiores.
É preciso levar esses fatores em consideração para que o evento corporativo ocorra em um momento no qual os seus convidados possam participar com tranquilidade.
3. Divulgue-o de forma eficiente
O evento precisa ser divulgado para que a sua equipe também se programe, principalmente em se tratando de eventos fora do horário de trabalho. Para isso, vale a pena anunciar e relembrar por meio de ações online e offline.
Por exemplo, você pode disponibilizar recados físicos em locais estratégicos (como a copa e as salas de reunião), além de usar as redes sociais mais populares entre seus colaboradores.
4. Tenha um plano B
Imprevistos não têm esse nome à toa. Há desencontros que são simplesmente imprevisíveis e, muitas vezes, inevitáveis. Nesses casos, é muito importante dispor de contatos e equipamentos que possam substituir o que houver dado de errado em relação ao planejado.
Dependendo da antecedência com o qual o problema for detectado, é possível, por exemplo, contatar com rapidez outro serviço de buffet, se o contratado cancelar e você já tiver outras possibilidades em mente.
De todo modo, para um evento corporativo ser bem-sucedido, é fundamental prestar atenção ao orçamento, à logística, à divulgação e à equipe que auxiliará você. Nesse sentido, a terceirização de algumas funções da sua empresa pode vir a calhar, já que dispor de equipes terceirizadas vai garantir tudo o que diz respeito ao treinamento e à competência dos seus colaboradores.
Se interessou pela ideia da terceirização? Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar você!
