Faça a redução de custos administrativos seguindo estas 4 dicas!

redução de custos administrativos

Para maximizar os lucros, uma empresa precisa encontrar novas formas de conduzir os seus processos, de modo a reduzir seus custos sem, no entanto, prejudicar o desempenho. Para tanto, uma boa alternativa é replanejar aquelas ações que não estão diretamente ligadas aos produtos ou serviços prestados por ela.

Sabendo disso, decidimos falar no post de hoje quais são esses gastos, além de apresentar dicas práticas para que você viabilize a redução de custos administrativos na sua gestão. Confira!

O que são custos administrativos?

Os custos administrativos, também chamados de custos operacionais, são aqueles gastos que não se relacionam diretamente com a missão da empresa. Ou seja, não fazem parte do processo de fabricação dos produtos ou da prestação de serviços. Porém, são importantes para que ela se realize.

No caso da gestão de facilities, boa parte dos gastos é dessa ordem. Em um hospital, por exemplo, a missão é tratar os pacientes e não garantir a higiene ou a segurança do hospital. No entanto, sem higiene ou segurança, o cumprimento da missão do hospital se compromete de várias formas.

Por conta disso, a redução dos custos administrativos é uma tarefa importante do gestor de facilities.

Como promover a redução de custos administrativos?

Para diminuir esses gastos, há quatro dicas essenciais. Veja só!

1. Mapeie e os processos da facility

Primeiro, é muito importante ter em mente quais são os processos geridos por você e sua equipe. Sem um mapa de procedimentos completo, é muito fácil deixar passar oportunidades de cortes de custo.

Com o mapa em mãos, é preciso detalhar os custos envolvidos em cada um desses processos. Enquanto isso, vale a pena estudar a possibilidade de alterar a frequência ou o funcionamento de alguns deles. Mudanças simples ao se reavaliar um roteiro de limpeza, por exemplo, podem impactar nos custos operacionais.

2. Reavalie parcerias

Sabendo quais são os processos, também é possível avaliar se os parceiros escolhidos estão fornecendo produtos e serviços de qualidade, bem como se os preços praticados estão de acordo com o mercado.

Talvez você consiga encontrar uma empresa de portaria remota que faça um serviço suficiente para cuidar da segurança do seu prédio, por exemplo!

3. Invista em tecnologia

Muita economia se faz possível por meio da automação de determinados processos. É o caso, por exemplo, das economias com contas de água e luz. O problema de luzes acesas ou torneiras abertas sem necessidade é resolvido quando os equipamentos comuns são substituídos por eletrônicos.

Softwares especializados também podem aumentar a eficiência da sua gestão, ajudando você a tomar conta de diversos processos com mais facilidade e organização.

4. Considere a terceirização e serviços para redução de custos administrativos

Custos administrativos e operacionais também são reduzidos quando economizamos tempo ou delegamos tarefas para parceiros. Com o auxílio de uma terceirizadora, você não precisará se preocupar com a contratação de determinados funcionários, economizando o tempo da coleta de currículos, das entrevistas e das muitas burocracias do processo de admissão de novos colaboradores.

5. Renegocie preços e condições de pagamento

Renegociar preços e condições de pagamento também é uma excelente forma de reduzir os custos administrativos do negócio. Quando a empresa compra muito de um mesmo fornecedor, vale pedir descontos e preços diferenciados, pois, dessa forma, a parceira entre ambas as partes pode ser mais duradoura.

Além disso, a empresa deve procurar por condições de pagamento que sejam favoráveis para ela. Por exemplo: se o fornecedor aceita o pagamento em boleto bancário, é mais vantajoso do que comprar no cheque, por exemplo, pois, com o boleto, o pagamento de serviços bancários é menor.

6. Aumente o giro de estoque

É comum que uma empresa tenha produtos parados no estoque. No entanto, quando isso acontece, significa que o negócio está perdendo dinheiro. Afinal, para ter aqueles produtos no estoque foi necessário investimento para aquisição e armazenamento dos produtos.

Então, quando acontece de um ou vários produtos ficarem “encalhados”, a empresa fica no prejuízo e, por isso, o ideal a fazer nesses casos é vender a mercadoria por um preço mais acessível.

Dessa forma, você gera renda para a empresa e reduz custos com o armazenamento. Lembrando que quanto mais rápido um produto é vendido, menores são as despesas para manter aquele item estocado.

7. Diminua o uso de papel, fotocópias e impressão

Nem sempre as empresas dão a devida importância para a quantidade de papel que é utilizada diariamente para impressão e fotocópias. Aliás, é bastante comum observamos nos estabelecimentos um verdadeiro desperdício desse tipo de recurso, o que causa um grande custo para a empresa.

Para reduzir o gasto com papel e impressões, o ideal é adotar uma política de consciência ambiental, orientando aos colaboradores para imprimir somente quando for realmente necessário. Estimular o uso do e-mail e abusar do compartilhamento de documentos na nuvem é uma excelente forma de conseguir uma redução de custos administrativos.

Além disso, quando houver realmente a necessidade de imprimir um documento, peça aos colaboradores para aproveitarem os dois lados da folha. Parece uma coisa boba, mas, com o tempo, traz uma boa economia para o negócio.

8. Avalie a mudança no regime de tributação

O custo de funcionamento de empresas no Brasil é bastante elevado, principalmente no que diz respeito ao pagamento de impostos. Caso o regime escolhido não seja adequado para o tamanho do negócio, o valor dos tributos pode sair mais caro do que o necessário.

Para tirar as dúvidas sobre esse assunto, procure o escritório de contabilidade responsável pela sua empresa e saiba qual o regime de tributação escolhido. Depois, converse com a equipe para saber se esse tipo é o mais adequado para seu negócio e, caso não seja, mude para um modelo mais favorável para sua companhia.

É importante analisar o tipo de tributação, pois, dependendo do regime escolhido, a empresa pode pagar um valor de impostos bem mais baixo — há uma variação enorme no valor dos tributos de um negócio para outro.

O mais importante de tudo é que todos os colaboradores da empresa devem estar engajados na meta de redução de gastos, pois isso trará benefícios para todos. Isso porque, à medida que a empresa economiza com custos operacionais, ela pode oferecer outras vantagens para os funcionários como prêmios e gratificações por produção.

Sejam quais forem os passos que você decidir seguir, o mais importante é se lembrar que a busca pela redução de custos administrativos é uma espécie de investigação, que tem como objetivo identificar desperdícios e possibilidades de otimizar processos. Por isso, é muito importante observá-los bem de perto, aumentando as chances de encontrar oportunidades de economia.

Quer aprender mais sobre esse assunto? Então continue conosco e aproveite para ler mais sobre a redução de custos administrativos.

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