Recepção da empresa: 6 erros fatais que você não pode cometer!

A recepção da empresa tem mais importância para o cliente do que muitos gestores imaginam. Negligenciá-la pode causar a perda de muitos consumidores; entretanto, uma recepção eficiente transformará visitantes em clientes regulares.

Para evitar que você sofra perdas decorrentes desse setor, explicamos a real importância de uma boa recepção, os 6 erros mais comuns de serem cometidos e quais as melhores soluções para eles! Confira!

A importância da recepção da empresa

A portaria ou recepção é o primeiro contato que o cliente tem com a empresa. Será a partir dos funcionários que ali trabalham que será formada a imagem da empresa, ou seja, se ela se compromete ou não com seus consumidores.

Vários erros são cometidos nesse setor. Eles podem não parecer relevantes à primeira vista, mas podem causar a perda de uma parcela significante dos clientes!

Os 6 principais erros desse setor

Os erros consistem em funcionários despreparados para desempenhar suas funções, seja no quesito de experiência, organização ou conhecimentos técnicos.

1. Recepcionistas confusos

A confusão do funcionário consiste em não saber como receber ou cumprimentar as visitas e os clientes, não saber quais ligações ele deve fazer etc.

2. Recepção desorganizada

Senhas erradas, envio de ligações aos setores errôneos, fichas fora de ordem, falta de procedimento e outros problemas decorrentes da desorganização trarão uma imagem de falta de compromisso à empresa.

3. Atendimento demorado

O acúmulo de tarefas pode causar a demora exacerbada no atendimento. Deixar os consumidores esperando pode ser frustrante, principalmente se eles apenas desejam receber informações breves.

4. Falta de conhecimento sobre o negócio

Se o recepcionista não conhecer o negócio e seus produtos ou serviços, ele não saberá como auxiliar o cliente a resolver seus problemas.

5. Não retornar ligações

Muitas vezes os pedidos dos clientes só podem ser resolvidos por outros colaboradores que não estão presentes. Pegar o número de telefone do consumidor e retornar a ligação para esclarecer tal dúvida deixará o cliente mais confortável.

6. Atendimento precário

Funcionários que realizam um atendimento grosseiro, ríspido ou mal-humorado também prejudicarão a imagem da empresa, fazendo com que o cliente não retorne à empresa.

Como resolver esses problemas

Existem duas formas de solucionar o problema de uma recepção despreparada: por meio de treinamentos ou pela terceirização do setor.

Treinamentos e capacitações

O treinamento é um investimento elaborado pelo gestor para qualificar os recepcionistas contratados de forma direta, tornando o atendimento mais eficaz. O administrador deve pagar cursos capacitantes e também utilizar de meios para reter o funcionário que fez o investimento.

Terceirização

A contratação de uma empresa especializada, além de tirar as preocupações do gestor, são fáceis de gerenciar e são mais eficazes nos setores que não necessitam ser compostos por uma equipe interna.

Terceirizar o atendimento é a solução mais fácil, econômica e segura para assegurar uma boa prestação de serviço. Há a certeza de que os colaboradores são experientes e capacitados para o cargo, pois eles já prestaram serviços para várias empresas anteriormente.

Também há menos risco para a companhia contratante, pois a responsabilidade dos encargos trabalhistas é de responsabilidade da contratada. Sua empresa somente é responsável se a terceirizada não puder efetuar os pagamentos.

Com esta leitura, percebe-se que os erros cometidos por funcionários despreparados na recepção da empresa são bastante prejudiciais, porém esse problema pode ser facilmente solucionado com a simples opção da terceirização do setor.

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