Terceirização de portaria: como contratar o melhor serviço?

A terceirização de portaria consiste em um serviço especializado realizado por porteiros capacitados para atender às exigências específicas de cada cliente. Normalmente, nos serviços terceirizados de portaria, os porteiros são treinados para recepcionar, certificar a autorização de entrada do visitante, cadastrar e encaminhar as pessoas que acessam o local.

Assim sendo, os porteiros terceirizados atuam em vários segmentos, por exemplo, condomínios, empresas privadas e públicas, hospitais, escolas, faculdades, indústrias, academias, escritórios e vários outros tipos de locais.

Logo, esse serviço ocasiona diversas vantagens para o estabelecimento, pois possibilita a redução de custos, otimização do tempo e segurança. Continue a leitura e saiba como contratar o melhor serviço de terceirização de portaria!

Observe a experiência

Um dos fatores mais primordiais na hora de contratar a terceirização de portaria é avaliar se a instituição tem boas referências e experiências para a função. Dessa maneira, realize uma análise do currículo da empresa e busque confirmar o desempenho e tempo de permanência nos antigos trabalhos.

É preciso perguntar o motivo da retirada da empresa nos locais que já proporcionou serviços, pois essa organização necessita passar confiança e tranquilidade aos contratantes, sendo responsável pela função que efetuará.

Por esse motivo, antes de fechar o contrato verifique criteriosamente os antecedentes criminais e conduta dos profissionais. Essa é uma boa forma de evitar futuras adversidades com a contratação.

Comprove que os serviços correspondem às suas exigências

Um bom serviço de portaria melhora a sua propriedade, proporciona ao seu empreendimento uma vantagem competitiva e eleva a sua comercialização. Isso pode ajudá-lo a causar uma boa impressão no minuto que alguém entrar no local.

Sendo assim, é fundamental garantir que você consiga o serviço de porteiro ideal, cumprimentando os inquilinos, visitantes, residentes, funcionários ou convidados. Saiba que você tem apenas uma chance de causar uma boa impressão.

Ao analisar como selecionar uma companhia de portaria, um dos questionamentos mais primordiais que você precisa realizar é:

  • que tipo de serviço minha empresa e meus clientes merecem receber?

Várias instituições de portaria proporcionam serviços simples, como a assinatura de visitantes dentro e fora do prédio e o manuseio de pacotes. Já outras fornecem um conjunto de serviços, por exemplo, planejamento de eventos, de atividades e realização de tarefas com economia de tempo.

Seu estabelecimento precisa de portaria com cobertura:

  • 24 horas?
  • Todos os dias da semana?
  • Apenas durante o dia?
  • Ou de um plano personalizado?

Verifique se a instituição que deseja contratar pode fornecer a cobertura certa para as suas necessidades.

Realize a seleção das melhores empresas

Para contratar um eficiente serviço de portaria você deve não apenas buscar referência no mercado, mas também deve separar aquelas que, ao seu ponto de vista, apresentam boas características para prestar serviços na sua organização.

Assim sendo, nada de fazer contratação da primeira empresa que encontrar pela frente. Avalie as opções presentes no mercado e efetue uma seleção com as melhores para saber qual delas estará apta a prestar esse tipo de serviço para seu estabelecimento.

Analise os recursos

Outro aspecto essencial que precisa ser avaliado para fazer uma boa escolha é confirmar os recursos proporcionados pela empresa na prestação dos serviços de portaria.

Veja se a organização trabalha com materiais de boa qualidade, visto que para fazer uma boa contratação deve-se levar o fator qualidade em consideração sempre.  

Veja a capacidade dos profissionais

Quando abordamos o assunto terceirização de portaria estamos falando sobre confiar nossa necessidade nas mãos de outra instituição e, por essa razão, é necessário ter certeza de que essa empresa apresenta profissionais capacitados para realizar o serviço proposto.

Desse modo, as agências terceirizadas precisam investir em capacitação, reciclagem, e toda a bagagem de qualidade que o profissional precisa para executar a função com eficiência.

Funcionários com boa capacitação em atendimento e empresas que saibam lidar com situações de urgências, a fim de oferecer um bom controle da portaria, são o diferencial de qualquer empreendimento.

Assim sendo, é fundamental lembrar que você está confiando na seleção que outra instituição efetuou. Logo, é muito importante que você fique atento a esse fator. Certifique-se de que a organização realiza uma boa seleção de colaboradores e veja se são aplicados treinamentos. Tudo isso é essencial e proporcionará mais segurança para seu empreendimento.

Questione as práticas de contratação e treinamento

Uma empresa de portaria, como qualquer outra instituição, é tão boa quanto os seus colaboradores. Um porteiro serve como os ouvidos e os olhos do seu empreendimento, então você deve garantir que sua propriedade esteja em ótimas mãos. É por isso que é imprescindível questionar a organização que deseja terceirizar o serviço de portaria sobre o processo de entrevista e de triagem pré-contratação.

Além de serem amigáveis, experientes e confiáveis, os porteiros devem apresentar boas habilidades de comunicação e escritório, como a capacidade de escrever e enviar um lembrete importante em curto prazo.

Pergunte à organização do serviço se eles incluem testes de gramática, tecnologia de escritório padrão e ortografia como parte de sua estratégia de pré-contratação.

Mesmo que várias empresas proporcionem capacitação para novos colaboradores, é necessário que os funcionários desenvolvam diariamente suas habilidades. Em vista disso, uma empresa de portaria de sucesso garante para seus funcionários treinamentos e aulas contínuas e realiza avaliações de desempenho.

Logo, comprove a respeito da taxa de retenção de funcionários da instituição. Conservar o mesmo rosto amigável que os clientes conhecem em seu estabelecimento é outro importante diferencial.

A capacidade da empresa de terceirização de portaria em manter seus funcionários interferirá diretamente em seus visitantes, clientes e, até mesmo, em você.

 Considere o custo-benefício

Depois de ter analisado os itens mencionados, agora é a hora de avaliar a questão do custo-benefício, já que economizar nesses momentos também é importante para o empreendimento.

Busque selecionar uma empresa que proporcione um serviço de qualidade, mas que também lhe ofereça excelentes oportunidades de pagamento, dado que dessa maneira você terá certeza de ter feito a escolha ideal.

Analise a idoneidade da empresa

Essa é uma das características básicas que você precisa analisar na hora de escolher a empresa certa para realizar os serviços de portaria no seu empreendimento. Veja se a organização apresenta todos os documentos necessários para estar em funcionamento e não deixe passar nenhum detalhe nesse aspecto. Assim, você diminui possíveis adversidades jurídicas no futuro.

É necessário fiscalizar corretamente a empresa fornecedora da mão de obra e realizar a gestão para que ela esteja sempre em contato com os colaboradores terceirizados.

Observe a responsabilidade

A responsabilidade é umas das características fundamentais que uma empresa de portaria precisa ter, já que está encarregada da entrada e saída de muitas pessoas e deve garantir a segurança de todos os envolvidos. Nesse contexto, os seus profissionais devem ser pontuais com seus horários e funções, além de ficarem atentos aos acontecimentos do local, evitando que pessoas estranhas tenham acesso ao ambiente.

Além do mais, os colaboradores devem ter autocontrole para lidar com as situações adversas que podem acontecer. Outro aspecto importante é procurar não falar muito e cuidar para que as informações a respeito dos clientes, visitantes e procedimentos internos não sejam divulgados a qualquer pessoa.

É recomendado que as instituições forneçam serviços visando a diminuição dos gastos. Ao preferir por instituições desse tipo você não só sai ganhado em termos de economia dos gastos internos da sua empresa, como também ajuda no bolso do cliente.

Use a tecnologia

No primeiro momento, você pode achar que seja um gasto desnecessário, mas não é. Pois, com meios tecnológicos é possível efetuar vários relatórios analíticos com apontamentos a respeito do que fazer e o que está ocorrendo e, assim, minorar possíveis erros de administração.

Logo, a tecnologia consiste em um aparato eficiente para obter bons resultados na terceirização de portaria, visto que o processo fica mais eficiente e mais rápido.

Pesquise a satisfação dos atendimentos realizados

É de grande importância saber a visão que os clientes ou pessoas que transitam no local. Assim, é possível aplicar estratégias de melhoramento nas questões apontadas e elevar o nível de qualidade da terceirização de portaria.

Procurar satisfazer o desejo do cliente é essencial, pois seu estabelecimento consegue fidelizar cada dia mais os frequentadores e, consequentemente, eleva a lucratividade das atividades.

Portanto, a contratação de uma empresa especializada nos serviços de portaria garante uma mão de obra mais qualificada. Assim, não é necessário se  preocupar com as competências que os porteiros adquirem. Certamente, a organização já realiza uma triagem e treina todos os seus colaboradores para que o serviço efetuado seja de qualidade e eficiente.

Então, isso reduz com a desconfiança que pode surgir com os porteiros contratados e, se existir qualquer tipo de contratempo com algum dos funcionários terceirizados, basta que você entre em contato com a companhia para exigir a substituição.

Nesse sentido, é válido ressaltar os serviços da Solution Services, já que é uma empresa de terceirização de portaria que proporciona maior qualidade de serviços, reduz custos com funcionários e diminui encargos trabalhistas para a empresa que contrata. A Solution atende todo o território brasileiro.  

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