Categoria: Dicas de Gestão Empresarial

  • Como estabelecer um processo de cobrança e evitar inadimplência?

    A crise econômica e o elevado nível de desemprego no país, fez com que aumentasse o número de processo de cobrança. Sendo assim, a inadimplência é um aspecto que alcança tanto instituições quanto os consumidores.

    Ela surge a partir de um grande grupo de clientes e pode ser letal, uma vez que tal contexto diminui os lucros, proporcionando às empresas dificuldades em cumprir com as suas obrigações junto aos colaboradorescustos operacionais e fornecedores.

    O crescimento do desemprego também é uma condição desfavorável, uma vez que, por conta da queda da receita da organização, ela é obrigada a dispensar alguns de seus profissionais — por isso, a importância de reduzir esse processo.

    Quer entender melhor sobre o assunto? Continue lendo este post e saiba como evitar a inadimplência!

    Como estabelecer um processo de cobrança?

    A régua de cobrança é essencial para especializar o procedimento de arrecadação em sua empresa. Ao desenhar o que ocorre nos dias posteriores à expiração — e as ações que serão tomadas se o cliente não efetuar o pagamento —, você elucida os passos para o time e não precisa agir rigorosamente a cada evento.

    Essa técnica, sendo definida, pode incluir ligações, e-mails e até o envolvimento do departamento jurídico. É importante saber a estrutura interna do cliente para conhecer por qual meio deverá realizar a cobrança. Em diversas ocasiões, é o setor financeiro que tem a tomada de decisão, já em outros, é a equipe operacional.

    Para estabelecer o melhor processo de cobrança, listamos, a seguir, os principais passos que a empresa deve tomar para evitar o desgaste entre cliente e organização. Acompanhe!

    Importe-se com a pré-venda

    A forma mais comum de se resguardar do envolvimento com potenciais clientes inadimplentes é promovendo uma análise detalhada do perfil do consumidor antes de realizar a venda. Tal análise passa pela verificação da situação cadastral do cliente nos órgãos de proteção ao crédito  mas só isso não basta.

    Sendo assim, é possível monitorar o comportamento do consumidor, por exemplo, por meio de uma análise do comprometimento de sua renda, procurando estabelecer, com alto grau de precisão, a probabilidade de ele vir a se tornar inadimplente.

    Consulte os documentos do cliente em cadastros de inadimplentes

    Para fazer a consulta, basta entrar no portal de órgãos de proteção ao crédito e clicar em “consulta de débito”.

    No primeiro acesso, é preciso fazer um cadastro, no qual são informados alguns dados pessoais e é criada uma senha de acesso. Logo após, o buscador vai anunciar se a situação do cliente está negativa ou não.

    Se houver pendências, o gestor pode encontrar os detalhes a respeito e verificar em qual empresa consta a dívida. Assim, poderá evitar uma possível inadimplência.

    Faça a cobrança antecipada

    O mercado está habituado a denominar essa etapa de cobrança consultiva ou preventiva — aquela antes do vencimento da fatura. É nesse momento que se pode indagar o cliente sobre problemas casuais, antecipando o vencimento. Em apenas uma ligação, a equipe pode realizar essa abordagem.

    Tenha um sistema de gestão para auxiliar na identificação de pendências

    Para que o sistema seja administrado de maneira mais otimizada, é preciso ter e oferecer, para o time, bons instrumentos de trabalho. Eles são essenciais para a execução das tarefas, para o auxílio dos clientes e também para evitar situações constrangedoras, como a inadimplência.

    Em resumo, o processo de cobrança é inevitável quando se trata do mercado. Diversas situações fazem com que os clientes acabem atrasando o pagamento e, com isso, as companhias podem (e devem) recorrer a essas ações mencionadas para amenizar o impacto em suas finanças.

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  • Portaria remota para prédio comercial: 4 perguntas e respostas sobre esse serviço!

    O avanço das tecnologias de comunicação e automação tem revolucionado diversos aspectos das nossas vidas profissionais. No caso do monitoramento do acesso a prédios comerciais, a grande novidade é a portaria remota. Por ser um serviço que ainda está se consolidando no mercado, há muitas dúvidas em relação ao seu funcionamento.

    Pensando nisso, para o post de hoje, trouxemos respostas para 4 das principais dúvidas sobre os serviços de portaria remota. Confira!

    1. Como funciona a portaria remota?

    A portaria remota é um modelo de gerenciamento de portarias que permite a realização do monitoramento a distância pelas mãos de uma empresa especializada. A partir da instalação estratégica de câmeras, sensores de movimento e sistemas de telecomunicação conectados à central de monitoramento pela Internet, é possível que o acesso ao prédio seja administrado fora dele.

    Desse modo, a portaria remota cumpre todas as funções de um porteiro a partir de um protocolo seguro sem que haja a necessidade de um funcionário exclusivo, o que oferece algumas vantagens.

    2. Quais as vantagens desse serviço?

    A portaria remota traz diversas vantagens. Primeiro, o prédio torna-se mais seguro, uma vez que o serviço exige a instalação de mais equipamentos de segurança, e conta com a gravação das imagens das câmeras para consulta posterior.

    A ausência de um porteiro também elimina o risco de rendição em casos de tentativas de invasão armadas.

    Além, é claro, da economia de tempo e dinheiro na gestão de direitos trabalhistas, da eliminação do risco de ações trabalhistas e da garantia de um serviço qualificado, que são vantagens encontradas em qualquer tipo de terceirização de portarias.

    3. O que acontece quando há falta de luz?

    Em casos de falha do serviço de distribuição de energia elétrica, a portaria elétrica permanece em funcionamento, pois conta com sistemas de nobreak para manter alguns equipamentos de segurança e comunicação em operação.

    Também é desejável que o prédio conte com geradores de energia para que a portaria se mantenha conectada para além da duração das baterias do nobreak, e para que equipamentos que gastam mais energia, como os portões, também se mantenham funcionando.

    Além disso, a empresa de monitoramento remoto também é responsável por enviar um funcionário ao local para cumprir temporariamente as funções da portaria até que o fornecimento de energia elétrica retorne.

    4. Quais os procedimentos para visitas e entregas?

    Enquanto os profissionais que trabalham no prédio comercial terão senhas, cadastros biométricos ou outras estratégias para automatizar o acesso, alguns cuidados são fundamentais para garantir a segurança de condomínios comerciais quando se trata do acesso de terceiros.

    Nesses casos, o procedimento é consultar o condômino sobre a visita ou entrega, de modo que o acesso ocorrerá mediante autorização. Para facilitar o processo, também é possível que sejam cadastradas as visitas e entregas que estão sendo aguardadas.

    Agora que você já conhece o funcionamento e as vantagens que a portaria remota oferece a prédios comerciais, por que não entrar em contato conosco e conhecer o nosso serviço? Acesse já o nosso site e descubra como podemos ajudá-lo.

  • Advertência trabalhista: saiba o que é e como redigir o documento!

    Advertência trabalhista: saiba o que é e como redigir o documento!

    Para garantir um ambiente saudável de trabalho, é fundamental que os colaboradores estejam atentos ao cumprimento dos seus deveres e que mantenham o respeito uns pelos outros. No entanto, nem sempre esse acordo é mantido e podem ser necessárias medidas disciplinares, como a advertência trabalhista.

    Nesta publicação, trouxemos diversas informações sobre o assunto, quais são os casos em que a advertência se aplica, suas regras gerais, os cuidados necessários para que ela esteja de acordo com a lei, como ela deve ser escrita, como agir caso o funcionário não a assine, entre outros tópicos relevantes. Confira!

    O que é uma advertência trabalhista?

    A advertência trabalhista é um ato verbal ou escrito que tem como objetivo disciplinar e registrar uma falta cometida por um funcionário. Sabendo disso, é importante que você entenda em que leis ela está prevista, quais são os tipos possíveis e a quais casos ela se aplica. Veja só!

    A legislação

    As advertências trabalhistas e outros mecanismos de disciplina estão previstos na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e devem atender às determinações de conduta, também presentes no contrato de trabalho.

    No caso de três advertências motivadas pela mesma falta, ou duas, dependendo da gravidade, é possível aplicar uma suspensão. No caso de uma nova reincidência, o contrato de trabalho pode ser rescindido por justa causa.

    Vale lembrar que as advertências não prescrevem, de modo que não importam as suas datas para que se somem três e para que medidas mais sérias sejam tomadas.

    Os tipos

    Ao contrário do que se pensa, as advertências orais e escritas não são tipos distintos de reprimenda, mas devem ser partes do mesmo processo. Nesse sentido, é importante que o empregado seja primeiro advertido em uma conversa particular, sem a presença de colegas.

    Somente após essa conversa, a advertência deve ser redigida. Desse modo, o caráter educativo ou disciplinar da medida se fortalecerá, não permitindo que seja lida apenas como uma forma de punição.

    De todo modo, chegado o momento da advertência escrita, é muito importante que ela seja muito bem documentada e devidamente assinada. Assim, você conseguirá se defender com mais segurança de possíveis ações trabalhistas.

    Os casos

    Em geral, os motivos mais comuns para advertências são atrasos e faltas. Mas outros também são possíveis, como roubos, apresentação de atestados médicos falsos, uso de veículo de trabalho para benefício próprio, desobediência aos superiores etc.

    Vale lembrar que as advertências não cabem a funcionários terceirizados. Sendo assim, caso você tenha optado pela terceirização no seu condomínio, as reclamações em relação ao desempenho dos funcionários devem ser feitas à empresa terceirizadora que, por sua vez, tomará as providências cabíveis.

    Por quais motivos os funcionários podem receber advertências?

    São vários os atos que podem levar à aplicação das advertências, sendo que os mais comuns de acontecerem na empresa são:

    • desídias: são má vontade, preguiça, desleito, falta de atenção e outros atos que prejudicam o trabalho;
    • desobediência: quando o colaborador não cumpre uma ordem dada diretamente a ele;
    • violação de regras morais: apresentação de atestados médicos falsos, adulteração de documentos, vazamentos de informações confidenciais, marcação de pontos para terceiros, entre outros atos similares;
    • comportamento inadequado: prática de atos libidinosos, agressões físicas e verbais a outros colaboradores ou clientes, fofocas, usar roupas inadequadas etc.;
    • embriaguez: essa é uma falta grave e consiste em chegar ao trabalho embriagado diversas vezes.

    Quais são as formas de aplicação das advertências trabalhistas?

    Existem diferentes formas de aplicar essas advertências e cada uma delas tem exigências específicas na legislação. Veja como funciona.

    Verbal

    Consiste em dizer ao colaborador qual foi sua falha, apontar os pontos que ele deve melhorar e informar as consequências, em caso de reincidência. Isso nunca deve ser feito na frente de outros empregados, já que deixará a pessoa humilhada ou inferiorizada, causando problemas futuros à empresa.

    Por escrito

    A advertência é escrita em um documento que deve ser emitido em duas guias. Uma é entregue ao funcionário, enquanto a outra é arquivada. Ela deve conter a falha cometida, o embasamento da advertência e a assinatura do colaborador.

    Suspensão

    Caso o colaborador já tenha recebido a advertência verbal ou escrita, mas voltou a cometer a falha, a empresa poderá impor uma suspensão do trabalho e descontar os dias afastados da folha de pagamento. Ela deve ter o limite de 30 dias e será considerada excessiva se ultrapassar esse prazo.

    Demissão por justa causa

    O empregador poderá aplicar a demissão por justa causa se entender que o colaborador não melhorará suas atitudes ou quando ele realizar uma falha bastante grave (prevista no artigo 482 da CLT), como:

    • ato de improbidade;
    • embriaguez habitual ou durante o trabalho;
    • violação dos segredos da empresa;
    • condenações criminais;
    • prática de atos libidinosos.

    Quais são as principais regras de advertência no trabalho?

    Essas advertências não podem ser aplicadas de qualquer maneira pelos empregadores. Existem regras mínimas que devem ser seguidas para garantir que a aplicação conforme a lei. São elas:

    • atualidade: a punição deve ser imediata, salvo quando a falta requer investigação e apuração dos fatos, sendo que isso deve ser justificado por escrito na advertência;
    • unicidade: significa que a pena deve ser aplicada uma única vez pelo ato faltoso;
    • proporcionalidade: a sanção deve ser proporcional à falha cometida pelo empregado.

    Também há uma hierarquia das punições que deve ser aplicada. Trata-se da seguinte ordem:

    • advertência verbal;
    • advertência escrita;
    • suspensão;
    • demissão.

    Mas é possível impor a punição mais adequada a cada caso. A empresa pode aplicar diretamente a demissão, por exemplo.

    Como escrever uma advertência trabalhista?

    As cartas de advertência não precisam ser redigidas pelo empregador. Sendo assim, uma vez que o síndico tem como tarefa zelar pela conservação e pela prestação dos serviços do condomínio, as advertências trabalhistas acabam sendo, também, uma das suas atribuições.

    Para redigir uma advertência, é importante que estejam presentes o nome do funcionário, uma descrição do motivo da advertência, a data, o local e um campo para assinatura do empregado.

    A linguagem da carta deve se adequar à norma culta da língua e não pode, de modo algum, humilhar o funcionário. Então, atenha-se a descrever o fato ocorrido, sem qualificá-lo.

    Também é desejável que o papel utilizado seja timbrado e/ou contenha o cabeçalho da empresa para adicionar legitimidade ao documento.

    Como proceder caso o empregado não assine?

    Uma vez que se trata de uma experiência bastante desconfortável, tanto para o funcionário quanto para você, é possível que ela se transforme em um conflito mais sério e o empregado se recuse a assinar a advertência. Talvez ele discorde da justiça da medida, ou, então, não tenha maturidade para encará-la.

    Seja como for, a lei prevê esse tipo de discordância. Nesses casos, é possível que a advertência trabalhista seja assinada por duas testemunhas da má conduta do funcionário. É muito importante que você converse com elas com atenção, descreva o acontecimento com exatidão e explique a importância desse documento.

    A advertência trabalhista dever ser aplicada inteligentemente pelos gestores, já que é uma ferramenta que visa impedir que os colaboradores continuem praticando falhas prejudiciais à empresa. Mas com essa leitura, você sabe qual o tipo de advertência é mais adequado para cada erro.

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  • Portaria eletrônica ou física? Conheça as diferenças e vantagens para empresas!

    Um serviço bem prestado com excelência, custo baixo e otimização do tempo é certamente o sonho de qualquer gestor.

    Se você é um profissional com função generalista e depende de mão de obra diversa, embarque nessa leitura, pois, este post foi escrito para apresentar os serviços terceirizados de portaria eletrônica e física, e algumas de suas vantagens. 

    Não é fácil lidar com as variáveis quando se depende do comprometimento das pessoas. Algumas funções têm alta rotatividade e isso gera uma dor de cabeça enorme, pois a falta de pessoal abre espaço para a vulnerabilidade e insegurança.

    Antes de falar sobre o serviço terceirizado, é importante descrever os dois tipos de prestação de serviços para auxiliar na sua tomada de decisão. Então vamos lá!

    Principais diferenças entre a portaria eletrônica e a física

    Prestar serviços é ficar à mercê da necessidade de segurança e bem-estar de um negócio e de um grupo de pessoas, colaborando para a redução de custos e o funcionamento dos processos.

    Sendo assim, você precisa analisar as principais diferenças para auxiliar uma tomada de decisão da alta gestão quanto ao tipo de serviço a contratar. Veja a seguir!

    Controle de acesso

    O acesso de funcionários, clientes e fornecedores é diário e constante em uma empresa. A importância de saber quem entra e quem sai torna essencial o serviço de identificação e de autorização para a movimentação.

    Na portaria física, o profissional contratado fica à disposição para receber pessoas, correspondências e cargas. Está no local para dar destinação às solicitações que demandem qualquer tipo de acesso.

    Na portaria eletrônica, o serviço é realizado à distância por profissionais treinados e capacitados — por meio de uma central de monitoramento e câmeras instaladas nas dependências — em tempo integral. O acesso poderá ser realizado por meio do crachá funcional ou biometria.

    Praticidade

    Na portaria física será necessária presença física, um mínimo de dois funcionários com revezamento e investimento em equipamento de monitoramento de dentro da cabine. A rotatividade funcional é alta. Terceirizando o serviço, você terceiriza também esse tipo de preocupação.

    Na portaria eletrônica toda a preocupação com funcionário, equipamento e serviço, correrá por conta da empresa contratada que será responsável pela substituição de qualquer funcionário ausente sem maiores danos à prestação de serviços.

    Segurança

    A portaria física conta com a presença de um funcionário treinado para realizar o controle de acesso e observar qualquer movimentação suspeita visualizada nas rondas ou nas câmeras de monitoramento, reportando ao responsável.

    A portaria eletrônica realiza o monitoramento em tempo real, controla o acesso com serviço biométrico e fechamento automático de portas e garagens, além de realizar rondas virtuais sem precisar deixar o posto de serviço.

    Principais vantagens dos serviços de portaria terceirizada

    O mais importante em um serviço de portaria é o controle de acesso e a segurança do local. Terceirizar um serviço é lançar mão de uma parceria eficiente e participativa. Com a mão de obra terceirizada, você terá mais tempo para planejar ações e redesenhar procedimentos. Confira algumas vantagens que vale a pena analisar!

    Supervisão contínua e suporte

    Seja a portaria eletrônica ou física, é obrigação da empresa contratada dar suporte e supervisionar profissionais e equipamentos.

    A ausência de um funcionário, por exemplo, deixa de ser um problema do contratado. As substituições devem acontecer em tempo hábil para não prejudicar os serviços diários.

    Redução de custos

    Com a terceirização desses serviços, você terá uma considerável redução de custos. Na portaria física durante uma ausência de funcionário, você não precisará realizar contratação de última hora. Basta solicitar um substituto.

    Na portaria virtual, você não terá na folha de pagamento mais de um funcionário por turno, o que minimiza a carga tributária trabalhista.

    Mão de obra treinada e capacitada

    Ao terceirizar, você contará com mão de obra especializada em qualquer tipo de serviço que escolher. É responsabilidade da contratada, personalizar de acordo com a necessidade do cliente.

    O serviço terceirizado tem vantagens que podem tornar seu trabalho operacionalmente mais fácil e econômico, além de contribuir para a segurança e conforto.

    Agora que você já conhece as diferenças e vantagens dos serviços de portaria eletrônica e física, entre em contato conosco e agende uma consultoria personalizada. Ficaremos contentes em atendê-lo!

  • Tudo sobre o equipamento e as funções do faxineiro de condomínio

    Para segurança e respaldo legal do condomínio, a expressão “faxineiro de condomínio” deve ser aplicada quando se trata dos empregados. Nesse ambiente, os funcionários dividem-se em alguns cargos, sendo os mais comuns: zelador, porteiro e faxineiro. Cada qual com as suas competências, que precisam ser respeitadas.

    É importante que o síndico conheça a legislação trabalhista que rege esse tema a fim de evitar transtornos e perdas econômicas em ações judiciais. É de grande relevância manter os funcionários bem equipados para exercerem suas tarefas com total eficácia. Continue lendo o post e saiba mais sobre as funções do faxineiro!

    Quais as funções do faxineiro de condomínio?

    Trata-se do profissional capacitado para executar o serviço de limpeza e conservação de determinadas áreas de um condomínio. É também o responsável por utilizar, de forma correta, todos os produtos que lhe são confiados para a função. Para que seu serviço seja executado de forma adequada, ágil e sem prejudicar sua saúde, é preciso que o condomínio ofereça ao faxineiro boas condições de trabalho e apoio com materiais e equipamentos adequados.

    Listamos algumas funções específicas desse cargo:

    • limpar todas as áreas comuns;

    • obedecer às regras de conduta;

    • obedecer ao cronograma diário;

    • usar galochas, obedecer às instruções contidas nos rótulos de produtos de limpeza, certificar-se de que os aparelhos domésticos estão desligados antes de limpá-los, utilizar aventais e luvas de borracha.

    Quais funções não são de responsabilidade do faxineiro?

    É interessante fazer um quadro de tarefas para os funcionários. Além de ser primordial na organização, auxilia nas atividades, definindo qual o funcionário, horário, dia da semana e tarefa, lembrando-os dos afazeres. Esse quadro deve ser fixado em área comum a todos, como o local de refeições ou os banheiros.

    Veja agora quais funções não cabem ao faxineiro realizar em sua rotina:

    • manutenção de equipamentos e objetos do condomínio;

    • controle das chaves dos moradores deixadas na portaria;

    • controle da utilização de carrinhos de transporte de cargas;

    • cuidados com os jardins;

    • receber e encaminhar visitas;

    • receber e encaminhar mercadorias;

    • receber correspondências;

    • utilizar a lista de telefones úteis.

    Quais os equipamentos necessários para realização das tarefas?

    O condomínio tem o dever de adquirir produtos que garantam a saúde do faxineiro, como equipamentos de proteção individual, carrinhos de mão, rodos e vassouras que estejam de acordo com a altura e a postura do funcionário, uniformes que sejam confortáveis e frescos. Caso esses equipamentos não sejam adquiridos ou não sejam adequados ao funcionário, o risco de prejudicar a saúde do faxineiro se torna muito maior e pode levar o condomínio a enfrentar um processo trabalhista para pagamento de insalubridade.

    Vejamos alguns dos equipamentos necessários na rotina do faxineiro:

    • uniformes que sejam frescos e confortáveis (esse item também auxilia muito na produtividade);

    • modelos de rodos e vassouras de tamanho ideal, que não forcem a postura do funcionário, pois a boa postura melhora o rendimento do trabalho;

    • carrinhos de mão, utilizados para transportar o lixo do depósito à calçada;

    • luvas e botas — equipamentos de proteção essenciais para quem lida com produtos de limpeza e manuseio de lixo e cuja falta pode acarretar processo trabalhista contra o condomínio, para o pagamento de adicional de insalubridade.

    Em resumo, as funções do faxineiro de condomínio devem ser bem esclarecidas antes que o funcionário inicie suas tarefas. Reuniões para ouvi-los periodicamente também são fundamentais e compreendê-los é preciso para que trabalhem motivados, despertando a vontade de se dedicar ao que fazem com todo o carinho e o anseio de ver o crescimento de sua organização.

    Gostou do post? Aproveite e conheça mais sobre como resolver os problemas com acúmulo de função em condomínio.

  • Conheça 5 vantagens da administração terceirizada para seu prédio

    A gestão de um condomínio é função elementar para a boa atividade das áreas e a certeza de que o custo acertado na tarifa mensal pelos condôminos se faça aplicar de maneira efetiva. Além do mais, o responsável deve se empenhar com a gerência dos funcionários, firmar pontos jurídicos e providenciar manutenção. Dessa forma, diversos gestores de condomínios optam por administração terceirizada desse serviço.

    Para solucionar com maior rapidez as dificuldades que aparecem e apoiar a manutenção preventiva das instalações do condomínio, a adoção da terceirização de serviços acontece como modo de otimizar a administração e possibilitar um ambiente seguro e satisfatório para viver.

    Quando uma empresa especializada cuida da administração, o síndico não precisa mais se preocupar com questões burocráticas, como lidar com as finanças e problemas de ordem jurídica e realizar cobranças, por exemplo.

    Neste post, citaremos 7 vantagens da administração terceirizada e trazemos dicas sobre o que considerar para contratar uma empresa para prestar esse tipo de serviço. Acompanhe!

    Veja alguns benefícios da administração terceirizada

    A administração terceirizada oferece diversas vantagens para quem mora em condomínio. A seguir, vamos citar alguns dos principais benefícios de optar por esse tipo de serviço.

    1. Redução de gastos

    Entre as grandes vantagens de externalizar os serviços está o custo reduzido. À vista disso, se encontra no dever da empresa admitida os custos com salários, férias, auxílio-alimentação, vale-transporte, obrigações trabalhistas e outros encargos.

    Para condôminos e síndicos, cabe somente honrar com o valor combinado com a empresa prestadora, o que acaba sendo um custo bem inferior.

    2. Despreocupação com a gestão de funcionários

    Diversos síndicos chegam a ter dificuldades com funcionários no cotidiano, seja pela falta de interesse em determinadas funções, seja pela execução incompleta de tarefas, ou mesmo pelo descuido — o que coloca os condôminos em situações desgastantes e causa certo incômodo no ambiente residencial.

    Para excluir essas questões, licitar uma prestadora serviços de mão de obra se torna a melhor solução. Toda a gestão de funcionários e o rito trabalhista passa a ser de responsabilidade da empresa especializada, que vai precisar empregar novos funcionários para preencher a demanda dos serviços com excelência.

    3. Especialização dos profissionais terceirizados

    Antes de contratar uma empresa para gerenciar seus serviços — principalmente nos segmentos de asseio e conservação, além de portaria, zeladoria, vigilância e jardinagem —, o administrador deve entender as vantagens que esse tipo de regime de trabalho apresenta. As principais são a garantia de contar com profissionais qualificados em constante atualização e a redução dos custos operacionais.

    Por ter em seu core business atividades de apoio, a empresa contratada tem maior capacidade para realizar a gestão de pessoal, ao mesmo tempo em que provê treinamento e gerencia eventuais faltas e atrasos.

    Isso pode ser extremamente difícil quando o pessoal é contratado diretamente pelo condomínio, já que seus administradores, via de regra, têm diversos compromissos e atribuições que os impedem de acompanhar in loco o desempenho do pessoal.

    4. Funcionários disponíveis em tempo integral

    As empresas terceirizadas de serviços de condomínios contam em seu quadro com plantonistas para suprir eventuais faltas, além de folguistas. Quando o condomínio não terceiriza os serviços, esses eventos geram mais gastos com o pagamento de horas extras.

    5. Apoio jurídico da empresa de administração terceirizada

    A administração de condomínios cada vez mais esbarra em questões jurídicas nos aspectos fiscais, trabalhistas e contratuais. Por esse motivo, as empresas que oferecem serviço terceirizado neste setor apresentam aos síndicos a proposta de inclusão dos serviços jurídicos para que, futuramente, desentendimentos não dificultem questões de ordem jurídica.

    6. Gestão de regras internas profissionalizadas

    Uma característica comum em condomínio é a presença de regras internas. No entanto, quando o condomínio é administrado pelo síndico-morador, esse processo pode ser complicado, pois por falta de experiência ou conhecimento sobre o assunto, ele pode sentir dificuldades em estabelecer regras claras de conduta para as pessoas que moram no local.

    Quando a administração é terceirizada, esse processo fica mais simples, pois a empresa tem conhecimento, inclusive legal, sobre que tipo de regras devem ser estabelecidas dentro do condomínio.

    7. Maior transparência na prestação de contas

    Apesar de pagamento do condomínio ser uma obrigatoriedade dos moradores, os condôminos têm o direito de saber sobre como está sendo aplicado o dinheiro pago mensalmente. Para um prédio com muitos moradores, prestar contas pode ser um processo complicado, principalmente quando o síndico não tem muita experiência sobre gestão de condomínio.

    Uma administração terceirizada de condomínios tem ferramentas que ajudam na gestão, inclusive financeira do prédio. Esse fator contribui para que o controle do dinheiro e a prestação de contas para os condôminos sejam mais claras e precisas.

    Saiba como escolher uma empresa para administrar seu condomínio

    Embora a administração terceirizada seja benéfica para os condomínios, é preciso saber escolher a empresa correta. Caso contrário, você terá problemas tanto com a qualidade dos serviços quanto com funcionários não capacitados. A seguir, vamos citar alguns pontos que devem ser considerados no momento da escolha.

    Tempo de atuação da empresa

    O tempo de atuação da empresa no mercado diz muito sobre a qualidade de seus serviços. Isso porque, em um mercado tão competitivo, uma instituição que está ativa há muito tempo certamente é confiável e oferece serviços de qualidade.

    Referência de outros clientes

    Outra forma de saber sobre a qualidade dos serviços de uma empresa de administração de condomínios é perguntar para clientes antigos e atuais informações sobre ela. Procure saber em quais condomínios a marca atua ou já atuou e converse com os responsáveis sobre os pontos positivos e negativos da companhia.

    Como ela lida com a gestão de pessoas

    A forma que uma empresa lida com seus funcionários diz muito a seu respeito. Então, antes de escolher a companhia para administrar seu condomínio, avalie como ela faz a gestão de pessoas. Observe se os profissionais são qualificados, se há uma grande rotatividade de funcionários e como é o relacionamento deles com a organização.

    Certificações de qualidade da empresa

    Empresas sérias e comprometidas estão sempre em busca de certificações que atestem a qualidade de seus serviços. Por isso, na hora de optar por uma administração terceirizada para seu condomínio, analise se ela tem selos e certificações de qualidade, há quanto tempo ela tem esse tipo de reconhecimento e a importância desse reconhecimento no segmento em que atua.

    Ao fim de tudo isso, a administração terceirizada de condomínios pode liberar um grande tempo na agenda do síndico para que ele possa se dedicar a outras atividades importantes na gestão do condomínio. A melhor parte é que é possível utilizar esse tempo sabendo que os outros serviços estão sendo executados com qualidade.

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  • Aprenda a lidar com objeções em assembleias de condomínio

    Conviver nem sempre é fácil. Isso porque pessoas diferentes têm opiniões diferentes sobre o que seria melhor para o coletivo. Esse tipo de conflito é muito facilmente observado por quem mora em prédios ou condomínios horizontais e comumente transparece por meio de objeções em assembleias de condomínio.

    Neste post, falamos um pouco sobre a importância das assembleias para a convivência dos condôminos e dos gestores e apresentamos quatro dicas infalíveis para você se apresentar bem e não ter problemas com os conflitos que possam surgir. Confira!

    Qual o papel do síndico nas assembleias de condomínio?

    Como você já sabe, as assembleias de condomínio são extremamente importantes. É nesse momento que as decisões relativas ao futuro do condomínio são tomadas com apoio legal. Nesse cenário, para que o síndico faça uma boa gestão, ele deve:

    • convocar as assembleias;

    • respeitar e fazer cumprir as normas do condomínio;

    • aceitar as decisões provenientes das assembleias e executá-las;

    • comunicar as decisões após as assembleias;

    • registrar os presentes e certificar-se do quórum necessário para as tomadas de decisão.

    No desrespeito a essas determinações, apoiadas no Código Civil — a partir do Art. 1347 — e nos artigos de 24 a 27 da Lei n. 4.591/64, as decisões da assembleia podem ser impugnadas.

    Como lidar com objeções em assembleias de condomínio?

    Por se tratar de um espaço de decisões tão importantes, experimente seguir as dicas abaixo para se assegurar de que essa seja uma experiência positiva para todos os envolvidos.

    1 Promova uma assembleia organizada

    O primeiro passo para acalmar os ânimos das reuniões é garantindo um espaço aberto a participação de todos. Nesse sentido, para melhorar a comunicação do condomínio, a assembleia deve ser organizada de modo que todos tenham oportunidade de falar sem ser interrompidos uns pelos outros. Entretanto, também é importante traçar limites, de modo que ninguém se alongue de forma indefinida.

    Portanto, toda assembleia deve contar com uma pauta — levantada em conjunto com os moradores e divulgada previamente no condomínio. Além disso, a discussão dos assuntos de cada pauta deve contar com tempos específicos para apresentação, argumentação, objeções e votação de acordo com a necessidade.

    2 Antecipe os conflitos

    Se você sabe que determinada discussão ou decisão será mal-recebida pelos condôminos ou parte deles, tente pensar em quais serão os pontos de conflito e planeje réplicas para os argumentos que devem surgir. Dessa forma, você estará pronto para defender as suas ideias.

    Essa também é uma boa forma de refletir se a sua proposta é realmente interessante. Se você não for capaz de defendê-la, é muito provável que ela não seja tão boa quanto parecia.

    3 Argumente de forma objetiva

    Suas sugestões ou determinações não podem soar arbitrárias, ou seja, não podem se basear simplesmente em opinião ou gosto. Esse tipo de argumentação é mais fraco e pode ser facilmente refutado na assembleia, além de gerar desconforto entre os presentes.

    Sendo assim, sempre que possível, justifique seus argumentos com base nas normas do condomínio. Quando não for possível, apele para valores comuns aos condôminos, como segurança, higiene, economia, valorização do prédio, etc.

    4 Exercite sua paciência

    É muito provável que mesmo seguindo essas dicas ainda não seja possível evitar objeções de alguns dos condôminos ou resolvê-las facilmente. Nesses casos, é fundamental que você tenha paciência para ouvi-los, compreendê-los e argumentar novamente com eles — de preferência com novas palavras.

    Desse modo, ainda que você não mude de ideia para concordar com as objeções, todos os presentes sentem que suas opiniões foram ouvidas e levadas em conta. Em todo caso, também é importante ter autocrítica.

    Caso você siga todos esses passos e uma maioria dos condôminos permaneça firme em suas objeções, talvez as suas propostas realmente não atendam os anseios do condomínio. Nesse caso, será necessário que vocês negociem até chegar num plano de ação comum.

    Se você tem sentido dificuldade em responder às objeções em assembleias de condomínio, temos certeza de que essas dicas vão ajudá-lo. Seus colegas estão enfrentando desafios parecidos? Então compartilhe este post nas redes sociais para que eles também aprendam como vencê-los.

  • Saiba quais são os serviços essenciais de manutenção predial

    Saiba quais são os serviços essenciais de manutenção predial

    Procedimentos regulares e programados de conservação são essenciais para a preservação e eficácia da destinação da edificação. Impedem o aparecimento de vários problemas e os danos inesperados, permitindo previsão segura de gastos periódicos. Esse procedimento chama-se manutenção predial preventiva.

    Os trabalhos de manutenção preventiva consistem em inspeções e verificações que, apesar de aparentemente simples, podem evitar altos custos de reforma. Em outros casos, serviços de limpeza corretos, com produtos e equipamentos adequados, aumentam seguramente a vida de sistemas e acabamentos.

    Ficou interessado? Continue lendo o post e saiba quais são os serviços essenciais de manutenção predial!

    Faça limpeza da caixa de gordura e passagem

    O processo deve ser realizado semestralmente em casas, e trimestralmente em prédios, podendo ser feito por empresas especializadas ou com a técnica de bactérias que “comem” a gordura. Essas bactérias são comercializadas em formato de farelo seco embalado em potes plásticos e encontrado em lojas especializadas.

    É importante destacar que os resíduos que restarem não devem ser eliminados na rede de água outra vez — como no vaso sanitário. Isso pode acarretar oclusão do sistema.

    Realize limpeza de cisternas e caixa d’água

    A limpeza de caixas d’água e cisterna deve ser realizada periodicamente, com muita responsabilidade, pois esse cuidado é capaz de manter a qualidade da água fornecida pelas concessionárias, para que a saúde dos moradores e demais usuários do imóvel seja preservada.

    Algumas das ações são a utilização da escovação mecânica ou hidrojateamento de baixa, média ou alta pressão. Em seguida, é feita a desbacterização com a aplicação de soluções bactericidas. Após a conclusão da limpeza de caixa d’água ou do reservatório de água, são realizados testes para emissão do certificado de qualidade, garantindo que a água armazenada estará 100% pura.

    Limpe as calhas na manutenção predial

    A conservação adequada das calhas do telhado é primordial para prevenir problemas relevantes em longo prazo, pois são elas que possibilitam coletar a água da chuva e evitar que a sujeira possa concentrar-se no telhado.

    As calhas podem evitar que haja umidade no interior da casa. Podemos seguir uma sequência de propostas para que os canais estejam sempre em perfeitas condições:

    • limpe pelo menos duas vezes por ano;

    • evite que fiquem entupidas com as folhas que caem das árvores;

    • use uma mangueira para remover qualquer resíduo que possa haver, usando um jato de água mais fino para limpar os restos mais agarrados;

    • coloque uma rede em cima da calha, evitando possíveis obstruções.

    Execute manutenção das instalações hidráulicas e elétricas

    A hidráulica é uma parte importante na estrutura da construção e precisa estar em pleno funcionamento para que todos os cômodos sejam abastecidos. As canalizações podem ser diferenciadas conforme a demanda de água e do gênero de líquido que percorre pela tubulação.

    Já por meio da instalação elétrica será possível abastecer todo o prédio com energia, de forma coordenada organizada e segura. Sabemos que essa instalação precisa ser feita de forma cuidadosa, qualquer desleixo ou fiação mal ligada pode gerar uma descarga elétrica e causar um incêndio.

    Assim como em certos sistemas e equipamentos em que a segurança e o funcionamento precisos são essenciais, os serviços de inspeção e vistorias programados devem ser realizados independentemente de um defeito não estar aparente.

    Gostou de aprender mais sobre a manutenção predial? Aproveite e baixe o e-book que ensina como elaborar um bom roteiro de limpeza em condomínios.

  • Contratar ou terceirizar funcionários de limpeza? O que é melhor?

    Contratar ou terceirizar funcionários de limpeza? O que é melhor?

    Uma dúvida recorrente dos administradores de prédios e condomínios em se tratando da equipe de funcionários de limpeza, é ao que seria mais vantajoso: contratar ou terceirizar. Não há uma resposta certa para essa questão, uma vez que cada opção apresenta as suas vantagens. Sendo assim é necessário avaliar quais são as mais atraentes para o seu caso.

    No post de hoje, apresentamos as principais vantagens de se contratar ou terceirizar funcionários de limpeza para ajudá-lo nessa decisão. Confira!

    Vantagens de contratar

    1. Melhor remuneração dos funcionários

    Uma vez que não há intermediários entre a gestão do prédio e o funcionário, abre-se a possibilidade de pagar salários mais altos ou incorporar benefícios que motivem a equipe a permanecer no trabalho, diminuindo a rotatividade.

    2. Maior integração da equipe

    Como os funcionários serão fixos, eles trabalharão juntos durante anos, o que fortalecerá sua integração. Além disso, os condôminos também se habituarão aos funcionários de limpeza, ficando mais confortáveis com a sua presença. 

    3. Maior relevância do treinamento interno

    Por se habituarem à rotina do prédio e às suas especificidades, os funcionários de limpeza contratados também atenderão às suas determinações de forma mais personalizada. 

    Vantagens de terceirizar

    1. Maior especialização dos funcionários

    A principal vantagem em se terceirizar trabalho é a garantia de profissionais especializados, uma vez que eles terão sido selecionados e treinados previamente pela empresa que prestará o serviço ao seu prédio ou estabelecimento.

    Ainda que ocorra de um funcionário inexperiente ser enviado para sua equipe, a sua substituição por um mais capacitado será muito mais simples.

    2. Menor burocracia na contratação

    Na terceirização, o contrato acontece entre a gestão do prédio/estabelecimento e a empresa que executa o serviço. Desse modo, não são necessários contratos individuais para cada funcionário da equipe de limpeza, pois os contratos desses funcionários são traçados com a empresa terceirizadora.

    Com essa centralização, você precisará se preocupar em cumprir uma quantidade muito menor de obrigações enquanto contratante. Também estará livre de organizar e arcar com treinamento e uniformes.

    3. Não há flutuação no tamanho da equipe

    No caso de licenças ou férias de funcionários da equipe de limpeza, acontece a substituição automática por outro funcionário por parte da empresa terceirizadora sem custos adicionais a gestão do prédio.

    O mesmo acontece no caso de demissões. Além de você não precisar se preocupar com as rescisões de contrato, também não precisará se preocupar em recompor a equipe.

    Afinal, contratar ou terceirizar?

    Como mostramos, os dois modos de formar equipes de limpeza apresentam diferentes vantagens. Se o que você busca é uma equipe fixa, mais integrada entre si, com o seu prédio/estabelecimento e com as pessoas que moram ou trabalham nele, talvez contratar seja a melhor opção.

    Se, por outro lado, você está buscando a garantia de um trabalho de qualidade e ainda economizar tempo com as burocracias dos contratos de carteira assinada, é a terceirização que você procura.

    Esperamos que o post de hoje tenha ajudado na decisão de contratar ou terceirizar os funcionários de limpeza do seu condomínio. Se você deseja saber mais sobre o assunto, dê uma olhada no nosso material sobre gerenciamento de equipes terceirizadas.

  • Terceirização de serviços de limpeza: o que analisar ao contratar?

    Terceirização de serviços de limpeza: o que analisar ao contratar?

    A terceirização de serviços de limpeza é o meio mais vantajoso para manter sua empresa ou condomínio sempre limpos, pois em comparação à contratação direta, a atividade terceirizada é mais econômica, eficaz, segura, de fácil controle e, principalmente, de qualidade.

    Porém, você sabe como identificar uma terceirizadora confiável, segura e capaz de atender às suas necessidades? Acompanhe a leitura desta publicação e confira o que é preciso analisar em uma empresa antes de fechar contrato!

    Busque boas referências

    Peça referências de empresas parceiras, normalmente elas nomearão terceirizadas de qualidade e fornecerão informações sobre suas experiências com terceirizadoras. Também procure opiniões de antigos clientes, elas tendem a ser mais transparentes e imparciais. Acesse grupos de redes sociais sobre o tema e pergunte sobre a qualidade do serviço da empresa.

    Analise a experiência da empresa

    A experiência de mercado é um dos principais fatores que devem ser considerados antes de fechar contrato. Quanto maior o número de trabalhos realizados pela empresa, mais preparada ela estará para lhe atender. Uma companhia experiente terá enfrentado mais desafios, saberá quais os problemas mais comuns no serviço e como superá-los, e ainda conhecerá as necessidades de cada perfil de cliente.

    Confira a qualidade dos materiais e equipamentos

    Analisar a qualidade dos recursos utilizados pela companhia também é essencial, pois somente com os produtos certos será possível realizar a melhor higienização do ambiente. O uso de materiais indevidos ou de má qualidade podem danificar a superfície do piso ou de objetos, causando prejuízo ao estabelecimento.

    Solicite uma relação das marcas e quantidade de utensílios fornecidos aos funcionários. Se você entende do assunto, faça uma análise da lista entregue. Verifique, também, se os recursos possibilitam o uso econômico de água, energia elétrica e produtos, isso evita despesas desnecessárias.

    Outro aspecto importante é identificar se há a exigência do uso dos Equipamentos de Proteção Individual (EPIS) para as áreas de limpeza e manutenção. Além de serem obrigatórios por lei, esses instrumentos são essenciais para assegurar a saúde do trabalhador.

    Pesquise sobre a idoneidade da companhia

    Para diminuir as chances de sofrer qualquer consequência jurídica futura, investigue se a empresa sofre muitos processos trabalhistas e detém serviços em compliance — se cumpre com as normas legais e regulamentares sobre o assunto.

    Entre os principais documentos que você deve pesquisar ou solicitar estão:

    • certidões negativas de débitos perante os órgãos fiscalizadores;
    • comprovantes de que a companhia efetua o pagamento do vale-transporte e salários dos empregados corretamente;
    • registros de da folha de ponto de seus empregados;
    • comprovante do recolhimento devido do FGTS e contribuições previdenciárias; 
    • recibos do pagamento dos demais encargos trabalhistas.

    Verificar tudo isso é fundamental para ter certeza de que a prestação de serviço será sólida e que você não arcará com prejuízos e dores de cabeça futuras.

    Verifique a capacitação dos funcionários

    Funcionários treinados, experientes e capacitados é um ponto forte da terceirização. Você pode solicitar documentos que comprovem a capacitação técnica dos profissionais que detém cargos mais complexos como supervisores, ou que exigem ensino superior ou curso técnico, como engenheiros.

    Quando se escolhe a terceirização de serviços de limpeza de forma correta, esta se torna uma excelente opção para a sua empresa e condomínio. Com o conhecimento adquirido com a leitura desta publicação, você sabe exatamente como se a entidade pode prestar um serviço de limpeza de qualidade!

    Que tal agora saber como administrar os terceirizados? Baixe gratuitamente nosso Guia Definitivo para Gerenciar Equipes Terceirizadas!